נייר העתיד: המדריך למעבר להתנהלות דיגיטלית

מאת: יובל בנר

בעבר הלא כל כך רחוק, נאלצנו אחת לכמה חודשים או שנים, לקחת החלטה ולעשות סדר בניירת. יש כאלה שכבר בחרו להם שיטת תיוק ובכך שמרו על הסדר במשך הזמן, אך גם יחידי סגולה אלה עומדים בהשתאות לנוכח נפח האחסון הנלווה לשמירת כל כך הרבה ניירת. היום, המצב שונה. כמעט כל גוף מאפשר לקבל את כל המידע והקבלות שלו בצורה דיגיטלית ולחסוך מאתנו את משקלו בנייר. לעניין הזה גם מצטרפת מידה גדולה של נוחות ומהירות, שכן היום כשעושים השוואת מחירים ביטוח רכב באינטרנט, למשל, מתקבל כל המידע באופן מידי ומסודר, כך שנקודת הפתיחה שלנו הרבה יותר יעילה.

יחד עם זאת, עלינו להתרגל לכך שלא ניתן יותר להניח מסמכים שונים יחד עם הניירת הכללית ולחפשם כשיהיו רלוונטיים. בעידן הנוכחי, כאשר כל כך הרבה מדיה דיגיטלית זורמת מכיוונים שונים, כדאי שנדע לעשות סדר בדברים הרבה לפני שהם הולכים לאיבוד ביער הג'יגה שעל המחשב האישי שלך.

מהו היעד?

היעד הוא ליצור מערכת נגישה, מסודרת ויעילה אשר תאפשר לך לשלוף כל סוג של מידע שנשמר בה ביעילות ובזריזות. באופן שכזה, אם נחזור לדוגמה הקודמת, תהיה לך האפשרות מצד אחד לצפות בהשוואת מחירי ביטוח משנים שעברו כדי לעמוד על המקח, או לשלוף את תעודת ביטוח רכב צד ג של הרכב שקנית לבת בשנה שעברה דרך כמה לחיצות פשוטות. איך קורה כל הטוב הזה? בקלות, עם שמירה על כמה כללים פשוטים וברורים.

ראשית, היכן?

אין בעיה מיוחדת למצוא שירותי ענן איכותיים בשנת 2019. שירותי ענן כגון I CLOUD או גוגל דרייב זמינים לכל אחד ומציעים נפח אכסון מרשים למסמכים ותיקיות. כדאי לבחור את שירות האחסון בהתאם להמלצות ולכמות הזיכרון הנדרש ממנו לשאת.

טיפים לאחסון של אלופים:

כפי שצוין קודם לכן, המטרה היא לאפשר לך התמצאות קלה ואינטואיטיבית עד כמה שאפשר. לצורך כך, כדאי לבצע את החלוקה הראשונית בין שתי קטגוריות עיקריות: תיקיית מעקב ותיקיית אחסון. האחת מיועדת למסמכים שעדיין נמצאים בטיפול, כמו מוצרים עליהם כבר שילמת ונמצאים במשלוח. באופן זה יהיה קל הרבה יותר לנהל גם תזכורות לתשלום, למשל, למי שלא עושה שימוש בהוראות קבע. תיקיית האחסון, מקבלת אליה את כל המסמכים אשר סיימו את טיפולך ורק צריכים להיות מתויקים. מן הסתם, תיקיית המעקב תהיה צרה יותר מהאחסון, לעיתים אפילו ריקה לחלוטין.

את תיקיית המעקב, לעומת זאת, נשאף לשמור מסודרת ככל האפשר, עם כמה שפחות אפשרויות חיפוש ואופציות לבחור מהן. המטרה היא ליצור מערכת תיוק אשר תביא אותך למסמך המבוקש על ידי בחירה כמעט אינטואיטיבית בין כמה שפחות אופציות. באופן זה, יהיה קל הרבה יותר לשמור על הסדר ולא לאבד את הראש.

ומה עם הניירת?

הניירת הקיימת מתחלקת לשתי מחלקות עיקריות – זאת שבאמת יש משמעות בתיוקה וסידורה, וכל מיני קבלות ישנות וניירות נטולי כל משמעות. אז ראשית, לגבי הסוג השני, אם יש לך מגירה בבית המלאה בקבלות של סופר, בגדים, מוצרי חשמל ומה לא, זה בדיוק הזמן להיפטר מההרגל הזה. פרקת קניות? עברת על הקבלה? לפח. לבשת את הג'ינס? שלום לקבלה.

via GIPHY

את שאר הניירת, ניתן להשאיר במצבה המסודר או באמת להיות משקיענים ולסרוק אותה לתוך התיקייה הדיגיטלית אותה יצרת הרגע. מהלך שכזה לא רק שיפנה שטח אחסון משמעותי, אלה גם ידאג לכך שתהיה אפשרות להגן על מסמכים חשובים בסיסמה או בקוד ייחודי. מה גם שהיום ניתן לסרוק כל מסמך באמצעות הסמארטפון.

לסיכום, תהליך המעבר לתיקייה דיגיטלית עלול להיות מעט לא נוח בהתחלה, אך כאשר מבינים את יתרונותיה, סדר, ארגון, זמינות ועוד עם ערך מוסף של איכות הסביבה, קשה להישאר אדישים לנושא. נכון שהסידור הראשוני עלול להיות מורכב יותר מאשר סתם לסדר ניירות של בנק בקלסר, אך ברור לכל כי מצבור הניירות הזה, ברובו, קצת נטול תכלית ומושפע בעיקר מהרגלינו לאסוף ניירת חשובה יותר לצד חשובה פחות. אז… הגיע הזמן לעשות סדר!