סדר הוא המפתח להכל
לסדר יש את היכולת הפשוטה להקל על החיים שלנו, מבלי להתאמץ יותר מידי. באמצעות השקעה התחלתית, תחזוקה שוטפת ובעיקר כוונה טובה, ניתן להצליח להתמצא במרחב המשרדי שלנו ולהתנהל בקלילות ובלא יותר מידי מאמץ. אבל הבעיה היא, שרבים מאיתנו שקועים עמוק בתוך הבלגן, מעוניינים לעשות את השינוי, אבל פשוט לא יודעים איך להתחיל. בשביל לעזור לכם לארגן את המשרד מחדש ולשמור עליו מסודר על אמת, ריכזנו עבורכם כמה טיפים בהם תוכלו לעשות שימוש. בהצלחה!
תדאגו לקשר כל חפץ למקום
השלב ההתחלתי, יהיה כמובן להתחיל ביום סידורים מושקע. לפני שאתם מתחילים בכלל לארגן את החפצים במשרד, חשוב שתחשבו על תוכנית פעולה הגיונית – אל תדאגו רק לזרוק את הדברים שאתם לא צריכים, תחשבו גם על האופן שבו תשמרו את האביזרים בהם אתם מבצעים שימוש ביומיום נגישים וקרובים. תבחנו את שטחי האחסון שפזורים לכם במשרד – חלקם רחוקים משולחן העבודה יותר ופחות, חלקם גדולים או קטנים וחלקם לא יותר מידי פרקטים. את האביזרים שאתם צריכים בהישג יד שמרו קרוב. הרבה פעמים מה שייצור את הבלגן היא ההתעסקות והחיפוש אחר מה שאמור להיות נגיש מלכתחילה. וגם את האביזרים הנגישים פחות, מקמו במשרד באזור הגיוני, עם פריטים נוספים שעונים על אותה הקטגוריה.
תקפידו על יום סדר שבועי
אחרי שעברתם את יום הסידורים המעיק, נותר לכם בעיקר לשמר – ואולי זאת המשימה היותר מסובכת. במקום לנסות לפנות זמן מידי פעם לניקיון וסידור המשרד, תהפכו את העניין להרגל. הקצו שעה שבועית ביום קבוע בשבוע בו אתם מנקים את המשרד, מעיפים את הדברים שאתם לא צריכים ומארגנים מחדש את הבלגן שיצרתם במהלך השבוע האחרון. תחזוקה שוטפת תחסוך מכם יום סדר ארוך הרבה יותר ומעבר לזה – היא תהפוך את האווירה במשרד למהנה הרבה יותר!
תארגנו את המסמכים שלכם באופן הגיוני
בכל הנוגע למסמכים שלנו, לסדר יש משמעות עליונה אפילו יותר. המסמכים שלנו מאפשרים לנו לתעד את העבודה שלנו, הקשר עם הלקוחות והחשבונות שלנו באופן הטוב ביותר לאורך הזמן. כלומר, בלגן מוחלט במסמכיאדה שלנו משמעה "חגיגה" נוראית שאף אחד לא רוצה להיכנס אליה. בשביל לתחזק כראוי את המסמכים במשרד שלכם, יכול להיות ששווה לכם לבצע שימוש בחותמות – באמצעות חותמת פשוטה תוכלו לקטלג את המסמכים לפי נושא, לוודא שמישהו מהמשרד עבר על החשבוניות וסימן אותן וחשוב לא פחות – לוודא שרק המסמכים ההכרחיים שקשורים לעבודה משתלבים בתוך מגירות הטפסים שלכם. הזמנת חותמות הפכה בשנים האחרונות לנגישה במיוחד, כתוצאה מעסקים רבים, בינהם עדן חותמות, שהחלו להציע למכירה חותמות בעיצוב אישי אונליין. אז איך תעצבו את החותמת האישית שלכם?
אל תזניחו את המחשב!
אחרי שדאגתם לסדר מופתי במשרד, האמת היא שעוד לא ממש סיימתם עדיין את העבודה. הסדר במחשב האישי שלכם חשוב לא פחות מהסדר במשרד ואם אתם שואלים אותנו – אולי הוא אפילו חשוב יותר. הסיבה לכך היא פשוטה – את מרבית הפעילות השוטפת כיום אתם תבצעו בהקלדה של טפסים, בשליחה של מיילים ובשימור של חומרים אותם תצטרכו עוד בעתיד. תדאגו לסדר את הקבצים שלכם לתיקיות מאורגנות לפי נושאים, לתעד את תאריך הכתיבה שלהם ואולי הכי חשוב – לוודא שכל יושבי המשרד יודעים כיצד לגשת אליהם בדיוק כמוכם. לשימור ידע נכון יש כוח ואם תנצלו אותו בחוכמה, רק תרוויחו מכך.
יאללה, עכשיו כשאתם יודעים כבר הכל, רק נשאר להתחיל בעבודה. אל תתעצלו – זה תשתלם!
לייק לפטריה בפייסבוק