גם כשאתם עובדים במשרד אתם רצים ממשימה למשימה, פועלים ביעילות המרבית, משקיעים מאמצים, ובסוף היום מגלים שלא הספקתם את המטרות שהצבתם לעצמכם?
האם אפשר לשנות את המציאות הזו? ואיך? ננסה לענות כאן:
לכל משרד כמעט קיימות התמודדויות ואתגרים שמקשים להשיג ביצועים מקסימליים ויעילות מרבית. אולם בכל משרד יש משימות קבועות החוזרות על עצמן מדי יום. את המשימות הללו חשוב להכניס ללוח זמנים קבוע, ולקבוע מסגרת זמן להשלמה שתיושם באופן עקבי ורוטיני. עם זאת, רצוי על הבוקר לתת סקירה מהירה על המשימות שיש לכל עובד לבצע היום, ולבקש מכל עובד שישלח בסוף היום מייל שמסכם את הנקודות שבצע במהלך היום.
כאשר ישנה משימה חד פעמית שאינה קבועה ומוכרת, חשוב להגדיר אותה היטב ולוודא שהעובד מבין את שמוטל עליו לעשות. כל המשימות צריכות להיות כתובות, ואפשר להיעזר לצורך כך במערכת ניהול משימות. רצוי לעקוב אחר ביצוע המשימה, ולאחר שהושלמה לבחון אם ניתן היה לבצע אותה בדרכים אחרות שיהיו יעילות יותר.
לכל משימה ולכל פרויקט, קטן או גדול, חשוב שיהיה גורם אחראי ברור. חשוב לוודא שגם עובדים אחרים יודעים מי אחראי על משימה זו, ויוכלו לפנות אליו בעת הצורך.
בכל משרד ישנם זמני עבודה פרודוקטיביים יותר, וכאלה שהם פרודוקטיביים פחות. לצורך מדידת זמנים ניתן להיעזר באפליקציות. בדקו את זמני העבודה של העובדים, השתדלו להגיע למצב שכל עובד אפקטיבי בשבעים אחוזים מן הזמן לפחות, וחלקו את העבודה באופן שיתחשב בזמני האפקטיביות של העובד. עם זאת, זכרו שזמני ההפסקה הם קריטיים לעסק. הם מאפשרים עצירה, ריענון המחשבות וצבירת אנרגיה. לאחר ההפסקה העובדים יותר מרוכזים, וזמן העבודה שלהם יהיה ממושך יותר נטו בפועל.
כשאתם נותנים משוב לעובד- הדגישו את הפנים החיוביים בעבודתו, הוסיפו דוגמאות מהמציאות שיאפשרו לו להבין מה עליו לשנות, מהן החוזקות שלו ומהן הצלחותיו. סיימו תמיד את המשוב באמירה חיובית, ושדרו לעובד כי האחריות להצלחתו מוטלת עליו.
קבעו לכל עובד יעדים עבורו לשנה הקרובה, שיהיו ריאליים. עדיף לשתף את העובד בהגדרת היעדים הללו. במידת האפשר רצוי שכל עובד ייקח על אחריותו את הפרויקטים שמעניינים אותו, ורצוי לגוון במשימות מסוגים שונים.
בנו תכניות מסודרות שיאפשרו לעובדים שלכם לרכוש כלים מקצועיים שחסרים להם, ורצוי שגם כלים נוספים להעשרה. אם נוצר מצב שידע וכלים מקצועיים מסוימים חסרים לקבוצה גדולה של עובדים- קיימו הדרכות כלליות בנושא לכל העובדים, ואפשרו להם להתעניין ולשאול בחופשיות.
הקפידו על פגישות קבועות לעדכונים. אלה יאפשרו למנהל להתעדכן במצב הפרויקטים השונים, ויאלצו את העובדים להיות מודעים לסטטוס המדויק של כל משימה. זוהי גם הזדמנות להכיר את האתגרים עימם מתמודדים העובדים.
וודאו שעומדים לרשות העובדים כלים מותאמים שיאפשרו להם לבצע כראוי את המטלות: מרכזיה טלפונית מתאימה, מדפסות תקינות ומהירות, מחשבים יעילים שעונים על הדרישות, ועוד בהתאם לצרכי המשרד השונים. חשוב לדאוג לתחזוקה שוטפת בציוד הטכנולוגי של העסק, כך שיימנעו תקלות, ייחסך זמן יקר, והתדמית המקצועית של העסק תישמר.
ציידו את המשרד בציוד שיפנק את העובדים ויהפוך את זמן העבודה שלהם לנעים יותר כמו מכונת קפה לעסק.
לייק לפטריה בפייסבוק